Seit Einführung des elektronischen Aktes gibt es nach wie vor große Herausforderungen bei der Anwendung, aber auch vielversprechende Lösungen. GeOrg zeigt, wie es geht, und weiß, was eine Gemeinde wirklich braucht. Von Christoph Archet
Viele Verwaltungsmitarbeiter und Entscheidungsträger sind auf die Verwendung von Papier grundsätzlich von Kindesbeinen an geprägt worden. Das „Gefühl des Tuns“, das Blättern im Akt und das Setzen der händischen Unterschrift fehlt vielen Personen seit der Einführung des elektronischen Aktes. Der „Freigabe-Klick“ als elektronische Willenskundgebung und die automatisierte Anbringung der Amtssignatur bringen dem E-Akt oft nicht die bisher gewohnte Wertschätzung.
Transparenz und Effizienz
Dennoch: Die Vorteile für den Bürger liegen auf der Hand. Individuelle Arbeitsschritte in den Gemeinden können elektronisch abgebildet, nachvollziehbar und transparent gemacht werden. Kürzere Durchlaufzeiten von Belegen, standardisierte Freigabeprozesse, ein einheitliches und zentrales Archiv und die Optimierung der Zustellungen erhöhen messbar die Effizienz und tragen zur Kostensenkung in der Gemeindeverwaltung bei, bestätigen Experten. Aber brauchen Gemeinden die ganze Bandbreite an Leistungen, die elektronische Verwaltungssysteme anbieten? public fragte dazu Michael Stark, Geschäftsführer der COMM-UNITY EDV GmbH.
„Gemeinden können und sollten jene Bereiche nutzen, in denen sie Aufgaben zu erfüllen haben. Diesem Ansatz – „Nutze das, was du brauchst“ – kommt zum Beispiel unser System GeOrg durch seinen integrativen und modularen Aufbau nach. Gemeinden entscheiden daher je nach Umfang ihrer Aufgabengebiete, welche Fachanwendungen genutzt werden, die über die Basisfunktionen (z. B. ELAK, digitale Signatur, Archiv, Rechte und Rollensystem, elektronischer Kontoauszug) hinausgehen. Eine spätere Aktivierung von weiteren verfügbaren Modulen ist jederzeit möglich“, so Stark.
Lernendes System
Durch die Nutzung des elektronischen Kontoauszuges können etwa in GeOrg Buchungen auf den Kontoauszügen der unterschiedlichen Hausbanken von Gemeinden automatisch den betreffenden Buchungen in der Buchhaltung zugeordnet werden, erklärt der COMM-UNITY Geschäftsführer den Systemnutzen. Und es gibt weitere Beispiele, wo GeOrg in den Gemeinden ganz konkrete Hilfe leistet. Die zentrale und einmalige Datenhaltung der Geschäftspartner (Abgabenpflichtiger, Lieferanten etc.) wird durch die Integration der zentralen Verwaltungsregister ZMR, ERnP und des Unternehmensregisters unterstützt. Die Sachbearbeiter werden von Änderungen in den Registern durch einen nächtlichen Abgleich zu GeOrg informiert und können somit die vorgenommenen Änderungen in den einzelnen Registern auch in ihren GeOrg übernehmen. Damit kann sichergestellt werden, dass die Geschäftspartner immer korrekt und an die richtige Adresse angeschrieben werden können. GeOrg liefert durch den Registerabgleich die aktuellsten Daten zum richtigen Zeitpunkt.
COMM-UNITY bereitet für die Gemeinden auch die relevanten bundes- und landesgesetzlichen Vorschriften auf. Verordnungen auf Gemeindeebene werden mit der jeweiligen Gemeinde besprochen und, falls die Notwendigkeit besteht, für einzelne Verwaltungsverfahren in GeOrg integriert.
Josef Aßmayr, MSc, Produktmanager bei COMM-UNITY: „Die tiefe Integration des ELAK in GeOrg trägt zur Effizienzsteigerung bei.“ |
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Comm-Unity ist mit GeOrg, dem Gemeinde-Organisator, einer SAP-basierten Softwarelösung für die kommunale Verwaltung, auf Erfolgs- und Expansionskurs.
Nach Erstinstallationen in Kärnten und der Steiermark haben sich innerhalb kürzester Zeit mehr als 30 steirische Fusionsgemeinden für die innovative Softwarelösung der Lannacher Comm-Unity entschieden. Die Strukturreform in der Steiermark nutzen viele Kommunen, um ihre Verwaltung auf den modernsten Stand der Technik zu bringen. Darunter auch die obersteirische Marktgemeinde Irdning.
"Das Interesse an GeOrg ist enorm und übertrifft unsere Erwartungen", freuen sich die beiden Geschäftsführer der Comm-Unity Herbert Mißmann und Michael Stark. Für die Entwicklung holte sich die Comm-Unity einen starken Partner - SAP. Mehr als 70.000 Arbeitsstunden wurden in die Produktentwicklung investiert - und der Aufwand hat sich gelohnt. Erstmals ist es gelungen eine Softwarelösung auf den Markt zu bringen, die sämtliche kommunale Anforderungen durchgängig abbildet. Ein Mehrwert, den auch die Kunden der Comm-Unity zu schätzen wissen.
Mehr als 30 steirische Fusionsgemeinden haben sich bereits für GeOrg entschieden
Vor allem für steirische Fusionsgemeinden sind nicht nur die Buchhaltung, sondern alle Einheiten einer Gemeinde betroffen. Das Thema berührt das Meldeamt ebenso wie das Bauamt oder den Fremdenverkehr, um nur einige zu nennen. Die vielen Vorteile und Möglichkeiten werden in Kürze alle Anwender von GeOrg nutzen können. So auch Irdning, besser gesagt, Irdning-Donnersbachtal, wie die Marktgemeinde ab 1. Jänner 2015 heißen wird.
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Ing. Josef Mösenbacher, Amtsleiter Irdning, hat sich die Auswahl und Entscheidung für ein neues Verwaltungssystem nicht leicht gemacht. Angebote aller relevanten Anbieter wurden eingeholt, Referenzbesuche gemacht, Erfahrungen und Meinungen ausgetauscht. "GeOrg hat sich dabei als Bestbieter herauskristallisiert", so Mösenbacher, der sich vor allem vom gesamtheitlichen Ansatz dieses SAP-basierenden Systems und der direkten Anbindung an alle öffentlichen Register eine merkbare Steigerung der Qualität in der Verwaltung erwartet. Demnächst werden sämtliche Daten aus den drei Gemeindeverwaltungen in GeOrg zusammengeführt. Höchste Datenqualität ist dabei oberstes Gebot. Dass die Daten aktuell, richtig und einzigartig sind - also keine Doppelerfassungen - dafür sorgt ein spezielles Migrationstool in GeOrg. Die Gemeindezusammenlegungen in der Steiermark sind für viele Kommunen eine gute Gelegenheit, ihre Verwaltung auf den modernsten Stand der Technik zu bringen. "Im Grunde führt kein Weg an einer vollständig integrierten Lösung wie GeOrg vorbei", betont Michael Stark die Relevanz von GeOrg im Hinblick auf eine bevorstehende Reform der Länder- und Gemeindehaushalte. "GeOrg ist darauf vorbereitet. Wichtig wird sein, rechtzeitig mit einem entsprechenden Projekt- und Zeitmanagement, die Herausforderung Strukturreform auf den Weg zu bringen." Die Comm-Unity ist auf Erfolgs- und Expansionskurs - räumlich wie auch personell." Acht neue Mitarbeiter verstärken seit Anfang dieses Jahres das Comm-Unity Team. Darüber hinaus ist ein Zubau am Hauptsitz der Comm-Unity in Lannach bereits in Umsetzung. |
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Ing. Josef Mösenbacher, Amtsleiter Irdning: "Die Gemeindefusionierung sowie die baldige Umstellung der Finanzverwaltung von der Kameralistik auf die doppelte Buchhaltung waren für uns gute Gründe, unsere EDV-gestützte Kommunalverwaltung zu modernisieren. GeOrg ist für uns die ideale Lösung. Der gesamtheitliche Ansatz dieses SAP-basierenden Systems wird uns hoffentlich Freiräume schaffen, die wir für die optimale Betreuung der Bürgerinnen und Bürger nutzen können. Eine echte Win-Win-Situation für alle." |
Informationen:
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Herbert Mißmann Geschäftsführer Comm-Unity EDV GmbH Prof. Rudolf Zilli-Str. 4, 8502 Lannach T. +43 3136 800-0 E-Mail: herbert.missmann@comm-unity.at |
DI Michael Stark Geschäftsführer Comm-Unity EDV GmbH Prof. Rudolf Zilli-Str. 4, 8502 Lannach T. +43 3136 800-0 E-Mail: michael.stark@comm-unity.at |
Über die Comm-Unity EDV GmbH
2001 aus einer Fusion von 4 Unternehmen hervorgegangen, zählt die Comm-Unity EDV GmbH heute 70 Mitarbeiter. Innerhalb von zehn Jahren hat sich das Unternehmen mit Sitz in Lannach und einem weiteren Standort in Klagenfurt als Österreichs führender Entwickler für innovative e-Government-Lösungen etabliert.
Das umfassende Portfolio reicht von der Konzeption der kompletten IT, von Software bis Hardware, über Aus- und Weiterbildungsangebote für Gemeindebedienstete sowie Service- und Supportleistungen, bis hin zu Technology for Rent. Mit GeOrg, dem Gemeinde Organisator, geht die Comm-Unity nun einen Schritt weiter und bringt SAP Know-how in die Gemeinden.
2.000 Gemeinden nutzen bundesweit Comm-Unity IT-Lösungen
Mehr als 3.000 Anwender in über 670 Gemeinden und 120 Verbänden arbeiten tagtäglich mit Gesamtlösungen von Comm-Unity. Mit LMR, einer gemeinsamen Entwicklung mit dem Bundesministerium für Inneres, ist es gelungen, einen Österreich-Standard zu definieren und zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Österreichischen Registerlandschaft zu machen. Mehr als 2.000 Gemeinden verwenden LMR bei ihrer täglichen Arbeit. Rund 3,2 Millionen Wahlberechtigte in 1.574 Gemeinden werden das LMR-Wahlservice bei der Nationalratswahl 2013 nutzen.
Softwarelösungen von Comm-Unity
Weitere Comm-Unity Lösungen sind unter anderem "Publicware HR" für Personalverwaltung, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Stellenplanung und Personalkostenplanung. Das "LMR-Wahlservice" unterstützt bei der Wahlabwicklung, oder - ganz neu - "zaehlerstand.at". Letzteres bietet über eine neue Selbstablesekarte für Wasser und Energie einen vollautomatischen Prozess der Zählerablesung.
GeOrg - SAP für Gemeinden: Eine Lösung, die alles kann!
Eine neue Dimension für Kommunen eröffnet sich mit "GeOrg", dem Gemeinde-Organisator. GeOrg basiert auf der weltweit führenden Wirtschaftssoftware SAP und vereinfacht die tägliche Verwaltungsarbeit enorm. Bund, Länder und große Gemeinde arbeiten bereits zum großen Teil mit SAP. Mit GeOrg hat das Unternehmen eine Softwarelösung entwickelt, die nahezu jede Verwaltungsaufgabe lösen kann und auch für kleinere Gemeinden und Organisationseinheiten leistbar ist. Ein weiterer Vorteil: GeOrg sorgt für die vollständige Verschmelzung der Buchhaltungsstile Kameralistik und Doppik.
Mit dem neuen Produkt GeOrg, dem Gemeinde-Organisator, setzt die Comm-Unity den erfolgreichen Weg fort. Das Zusammenspiel mit den vorhandenen Verwaltungsregistern steht dabei an vorderster Stelle ihrer Zielsetzungen. Im Hinblick auf die bevorstehende Haushaltsrechtsreform für österreichische Gemeinden ist GeOrg bereits heute bestens gerüstet.