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Risikomanagement

Der Begriff Risikomanagement gewinnt derzeit, vor dem Hintergrund der aktuellen, globalen Entwicklungen eine neue Dimension. Eine zentrale Frage, die immer wieder aufstößt: Warum haben wir uns nicht bereits vorher mit einem solchen „Szenario“ auseinandergesetzt. von Wolfgang Oberascher

Es muss nicht gleich ein worst-case-Szenario in Form einer globalen Pandemie sein. Viel „alltäglichere“ Risiken lauern in den Gemeinden und ihren Aufgabenfeldern, insbesondere auch im Bereich der betreuten, in der Verantwortlichkeit der Gemeinde liegenden, Infrastruktur. Unter organisatorischen Gesichtspunkten zeigt sich hierfür regelmäßig der Bau- oder Wirtschaftshof zuständig. Bevor im folgenden auf die Aspekte, Tools und Instrumente der risikobewussten Steuerung und des infrastrukturbasierten Risikomanagements eingegangen wird, sollen zwei Anmerkungen erlaubt sein: Erstens beginnt Risikomanagement in kommunalen Bau- und Wirtschaftshöfen nicht „bei null“. Mehr oder minder ausgeprägte Lösungen bzw. „Fragmente“ sind oftmals bereits im Einsatz – eine systematische, ganzheitliche Lösung findet sich aber selten. D.h. wenn im folgenden von kommunaler Risikosteuerung gesprochen wird, ist dies im Sinne einer Professionalisierung zu verstehen, sprich als eine Systematisierung, Standardisierung und Erweiterung bestehender Maßnahmen. Darüber hinaus versteht sich Risikomanagement in der Neuzeit nicht als einmaliger, sondern als laufender Prozess, der sich durch eine fortschreitende Reduktion von Risiken kennzeichnet. Identifizierten Risiken werden Steuerungsmaßnahmen gegenübergestellt – wird ein eklatantes Risiko beseitigt, kann sich mit dem nächstgefährlichen auseinandergesetzt werden.  

Zweitens kurz zur Frage der Wichtigkeit. Hierzu ist es notwendig, den Blick auf die rechtlichen Aspekte der kommunalen Infrastrukturbetreuung zu richten. Durchforstet man Medien und Judikatur finden sich zahlreiche laufende und abgeschlossene Verfahren, welche Nachlässigkeiten – auch unbewusster Natur – als nicht wahrgenommene Pflichten werten und damit zu einer direkten Haftung einzelner Organe bzw. Funktionen sowohl in politischer als auch in Verwaltungsfunktion geführt haben. Häufig sind wir mit Aussagen konfrontiert, wo sich Personen Gedanken machen, ob man nicht „mit einem Fuß schon vor dem Richter steht“.

Was kann man also als Entscheidungsträger tun? Als ersten Schritt empfiehlt es sich das Thema Risikomanagement in Angriff zu nehmen und sich hierbei nicht in der akademischen Abgrenzung zwischen Risikomanagement, Compliance und IKS (internes Kontrollsystem) zu verstricken. Wir empfehlen einen Ansatz, welcher beginnt mögliche Risiken als erstes zu identifizieren. Grundlage ist das Wissen um das eigene Aufgabenfeld sowie die jeweiligen Verantwortlichkeiten im jeweiligen Aufgabenfeld. Anschließend gilt es die Risiken zu priorisieren und jene Risiken, die als zu hoch gewichtet werden, zu minimieren. Die technische Grundlage ist hier idR. weniger das Problem – bereits sauber aufbereitete Excel-Lösungen funktionieren in der Praxis sehr gut. Natürlich kann man sich auch spezifischer Tools bedienen.

Und welche Leistungsfelder sind besonders sensibel? Eine taxative Aufzählung ist hier schwierig, ergänzen doch häufig Sorgfaltspflichten gesetzlich normierte Pflichten. Jedoch sollen im folgenden ausgewählte Bereiche dargestellt werden, welcher sich Österreichs Städte und Gemeinden besonders oft annehmen.
Ein sensibler Bereich ist regelmäßig der Winterdienst. Anforderungen der RVS (Richtlinien und Vorschriften für das Straßenwesen) sind einzuhalten – gleichzeitig wird in der Rechtsprechung der Winterdienst normalerweise nicht als Katastropheneinsatz gewertet. D.h. gesetzliche Höchstarbeitszeiten haben Bestand und im Falle eines unerwünschten Ereignisses können mehrfache Haftungspflichten der Gemeinde ausgelöst werden. Daher umfasst ein IKS auch die Maßnahmen zur Einhaltung der RVS wie bspw. einen Winterdienstplan. Auch Systeme zur GPS-gestützten Routenführung und -überwachung liefern einen nachhaltigen Beitrag, sodass auch im Nachhinein im Sekundentakt die Route des Fahrzeugs, die eingesetzten Streumittel bzw. -methoden sowie der Ressourcenverbrauch an Streumittel pro Streckeneinheit nachvollzogen werden kann.

Ein weiteres Feld des Risikomanagements stellen die zahlreich im Einsatz befindlichen Baumkatastersysteme dar. Dabei wird der kommunale Baumbestand erfasst und bewertet – in der Ersterfassung vielfach durch ein externes Unternehmen. Folgend werden entlang der Zustandsbewertung entsprechende Pflegemaßnahmen gesetzt und im Katastersystem fortlaufend dokumentiert. Im Anlassfall kann folglich die Wahrnehmung der gebotenen Sorgfaltsmaßnahmen eindeutig nachgewiesen werden.

Derartige Lösungen werden vermehrt auch im Bereich der Gebäudetechnik, zur Überwachung von Prüfpflichten, sowie im Bereich der Spielplatzüberwachung eingesetzt. Überwachungs- und Kontrollmaßnahmen werden transparent dokumentiert und revisionssicher verspeichert. Auch gegenüber den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewinnt die antizipative Schulung zu Sicherheitsthemen und Arbeitsschutz zunehmend an Bedeutung. Moderne Risikomanagementsysteme bedingen, dass derartige Maßnahmen als Bestandteil der Organisationsgrundlagen – bspw. in Form von Arbeitshandbüchern – klar festgehalten und für alle zugänglich dokumentiert werden. Und zuletzt zeigt auch die zunehmende Auseinandersetzung mit dem Thema der Black-Out Prävention, dass die Antizipation des möglichen und der konkreten, bestmöglichen Vorbereitung auf Szenarien mittlerweile Teil des kommunalen Risikodenkens geworden ist.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass wie im Leben, keine 100%ige Sicherheit durch moderne Risikomanagementsysteme geschaffen werden kann - dennoch führen diese dazu, dass klar und unwiderlegbar nachgewiesen werden kann, dass alle möglichen Schritte gesetzt wurden um unerwünschte Handlungen bzw. Ergebnisse für Stadt und Gemeinde zu vermeiden. Ein Riesenschritt unter strafrechtlichen Gesichtspunkten!

Und zuletzt darf auch nicht vergessen werden: Das kritische Durchleuten von Prozessen und Organisationen, das idR. mit dem Aufbau eines IKS bzw. Risikomanagements einhergeht, kann umfassend genutzt werden, die eigenen Strukturen, Abläufe und Aufgaben zu hinterfragen, sodass am Ende sogar umfassende Effizienzgewinne das Ergebnis aus solchen Prozessen sein können.

Das KDZ begleitet bereits seit mehreren Jahren Städte und Gemeinden in der Konzeption und Umsetzung von Risikomanagementsystemen – auch in Bau- und Wirtschaftshöfen. Wenn Sie ihre Risikosteuerung verbessern möchten, stehen wir gerne mit Expertise, Rat und Tat beiseite.