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Mit CAF zur exzellenten Verwaltung

CAF wurde Anfang 2000 von den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union als Qualitätsmanagementsystem für den öffentlichen Sektor entwickelt. Die Abkürzung „CAF“ steht für Common Assessment Framework (Gemeinsamer Bewertungsrahmen).
Von Thomas Prorok, Philip Parzer

VerwaltungspraktikerInnen, QualitätsmanagerInnen, OrganisationsentwicklerInnen aus Wissenschaft und Praxis haben den CAF zu einem europäischen Leitfaden für „Gutes Verwaltungsmanagement und Exzellenz in öffentlichen Verwaltungen“ geformt. Heute ist der CAF ein anerkanntes Werkzeug für Führungskräfte, um die Weiterentwicklung von öffentlichen Organisationen und Non-Profit-Organisationen voranzubringen.

Wie funktioniert CAF? Kern des CAF ist ein Fragebogen mit 200 Beispielen für die Selbstbewertung von öffentlichen Organisationen. Ziel von CAF ist es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu initiieren und damit die Voraussetzungen für effiziente und qualitätsvolle öffentliche Dienstleistungen zu schaffen.

CAF gibt einen Raster vor, mit dem alle wichtigen organisatorischen Rahmenbedingungen (z. B. Führung, Personal Strategie und Planung usw.) und Ergebnisse einer Verwaltungseinheit gemeinsam beleuchtet und weiterentwickelt werden können. Im Unterschied zu anderen Qualitätsmanagementansätzen basiert CAF auf dem Prinzip der Selbstbewertung. In Kombination mit der lösungsorientierten externen Moderation des Prozesses wird stets der Blick in die Zukunft – in den Bereich des Machbaren und Gestaltbaren – gelenkt. Die so entwickelten Verbesserungsvorschläge werden mit konkreten Umsetzungsschritten hinterlegt, sodass die CAF-anwendende Organisation in kurzer Zeit einen realistischen Umsetzungsfahrplan erarbeitet, der von den Ausführenden auch mitgetragen wird. Umsetzung vor Analyse ist die Devise!

CAF-Anwendung in Österreich. Ein Blick in unsere CAF-Datenbank unterstreicht die breite Anwendung von CAF in Österreichs Verwaltungslandschaft. So haben in den letzten zehn Jahren aktuell rd. 290 Organisationseinheiten (Dienststellen, Abteilungen) das System bereits eingesetzt und auch mehrfach durchgeführt. Der Schwerpunkt der CAF-Anwendungen liegt in Dienststellen des Bundes, der Länder sowie Bezirksverwaltungsbehörden. Im Bereich der Städte und Gemeinden sowie in Gemeindeverbänden zeigen sich einzelne Initiativen – Bekanntheit und Nutzen von CAF sind hier noch ausbaufähig. Aus diesem Grund hat das KDZ begonnen, die Erfahrungen aus kommunalen Beratungsprojekten sowie aktuellen Management- und Führungsherausforderungen strukturiert auszuwerten und daraus praktische Standards für gutes kommunales Verwaltungsmanagement abzuleiten. Mit CAF-Kommunal wurde im Auftrag der Kommunalakademie Niederösterreich und gemeinsam mit 4 Pilotgemeinden CAF für Städte und Gemeinden angepasst und praktisch angewendet.

Was bringt CAF? CAF führt nachweislich zu Verbesserungen in der Organisation – rasch, unmittelbar und wirkungsvoll. Das zeigen die Erfahrungen aus mehr als 100 CAF-Implementierungen auf Bundes- und Landesebene, in Städten und Gemeinden sowie im Non-Profit-Sektor.
CAF unterstützt maßgeblich die Verbesserung der internen Kommunikation, schafft Einblicke in andere Bereiche, erzeugt gegenseitiges Verständnis und daraus Sinn für den Beitrag jedes Einzelnen für das Gesamtergebnis der Organisation.

Mit CAF „in Führung gehen“. Auch das war und ist ein zentraler Bestandteil des Programms. Führungskräfte erhalten mit CAF schnelles und prägnantes Feedback zu wichtigen Fragen und Ansatzpunkten der Verwaltungsentwicklung: „Was läuft gut, was weniger gut?“, „Welche Themen sorgen bei meinen Mitarbeitern für Bewegung?“, „Wo müssen wir ansetzen, um wichtige Veränderungen für die Organisation auch tatsächlich realisieren zu können?“

Ergebnis des CAF- Programms ist ein konkreter Maßnahmenplan für die Weiterentwicklung der eigenen Organisation in den nächsten ein bis zwei Jahren. Entscheidend für den Umsetzungserfolg ist, dass die Mitarbeiter die Vorschläge unter Begleitung externer CAF-Moderatoren selbst ausarbeiten und damit „Ownership“ für ihr Projekt übernehmen können. Notwendige Ressourcen für die Umsetzung werden abgestimmt und ein laufendes Projektcontrolling aufgesetzt. Die Grundvoraussetzungen für den Umsetzungserfolg sind geschaffen.
Der neue CAF 2020. Am 28. November 2019 haben die Generaldirektoren der EUPAN1  in Helsinki den CAF 2020 einstimmig angenommen. CAF 2020 wurde vom Netzwerk der Europäischen CAF-Correspondents und dem European Institute for Public Administration (EIPA) in einem interaktiven zweijährigen Prozess entwickelt. Das KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung hat wesentlich zu dieser Neufassung des CAF beigetragen.

Was ist neu am neuen CAF? Die Grundstruktur mit 9 Themenfeldern und 28 Kriterien bleibt erhalten. Die Sprache wurde vereinfacht und kürzere, prägnantere Formulierungen wurden gefunden. CAF 2020 verstärkt den Fokus auf Digitalisierung, Agilität, Nachhaltigkeit, Innovation, Kollaboration (Partizipation) und Diversität. Dies resultiert in Änderungen einzelner Kriterien und Beispiele. Benutzer früherer CAF-Versionen werden es aber nicht allzu schwierig finden, sich in der neuen Version zurechtzufinden. Die Vergleichbarkeit mit dem „Vorgänger“ CAF 2013 ist sichergestellt.

CAF-Gütesiegel – Auszeichnung für exzellente Verwaltungen. Um die Anstrengungen und Erfolge eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mit CAF zu würdigen, besteht die Möglichkeit, eine auf internationaler und europäischer Ebene anerkannte Auszeichnung in Form des CAF-Gütesiegels zu erlangen. Es ist eine Auszeichnung für Organisationen des öffentlichen Sektors, welche exzellente Leistungen für die Bürger erbringen und nachhaltige Verwaltungsentwicklung betreiben. Das Gütesiegel wird vom Bundesministerium für Kunst, Kultur, öffentlichen Dienst und Sport  in Kooperation mit dem CAF-Zentrum nach europaweit gültigen Standards vergeben.2

1 EUPAN ist ein informelles Netzwerk der für die öffentliche Verwaltung in den EU-Mitgliedsstaaten zuständigen General-direktoren.
2 Mehr Informationen rund um CAF sind unter
www.caf-zentrum.at verfügbar.